Бухгалтерия для ИП · обновлено 30 октября 2026 г.
ЭСФ для ИП: регистрация и выписка электронных счетов-фактур
Электронные счета-фактуры нужны не только плательщикам НДС: с ними работают многие ИП и ТОО. Объясняем, как зарегистрироваться, выписать документ и что делать, если ошиблись.
Коротко
- ЭСФ — электронный счёт-фактура, который оформляется в ИС ЭСФ и подписывается ЭЦП.
- С 2026 года ИП и ТОО на упрощённой декларации обязаны выписывать ЭСФ, даже если не платят НДС. Исключение — продажи физлицам с чеком ККМ, POS-терминала или приложения.
- Срок выписки — 15 календарных дней с даты отгрузки или оказания услуги.
- Ошибки исправляют исправленным или дополнительным ЭСФ, а не новым документом «поверх».
- За первое нарушение — предупреждение; за повторное в течение года малому бизнесу грозит штраф 20 МРП за опоздание и 40 МРП за невыписку.
Что такое ЭСФ и зачем он ИП
ЭСФ — электронный счёт-фактура. Это документ, который подтверждает отгрузку товара или оказание услуги и оформляется в информационной системе ЭСФ налоговой. Покупатель получает его электронно и может принять или отклонить.
С 1 января 2026 года по новому Налоговому кодексу (ст. 207–208) ЭСФ обязаны выписывать:
- все плательщики НДС;
- ИП и ТОО на упрощённой декларации — даже без НДС;
- продавцы импортированных товаров и товаров из модуля «Виртуальный склад»;
- комиссионеры, экспедиторы, продавцы медицинских услуг, лекарств и медизделий и некоторые другие.
ЭСФ не нужен, например, при продаже физлицам с чеком ККМ, POS-терминала или мобильного приложения и при оплате электронными деньгами.
Сверено 30.10.2026 по Налоговому кодексу РК, действующему с 1 января 2026 года, и разъяснениям налоговых органов.
Как зарегистрироваться
- Получите ЭЦП. Для ИП — ЭЦП физлица, для ТОО — ЭЦП руководителя и ключ юрлица. Получить можно на egov.kz или в ЦОН.
- Зайдите на портал ИС ЭСФ (esf.gov.kz) и выберите регистрацию налогоплательщика.
- Заполните профиль. Проверьте реквизиты, адрес и банковские счета.
- Подпишите соглашение об использовании ИС ЭСФ своей ЭЦП.
- Настройте доступ. Если ЭСФ выписывает бухгалтер, добавьте его как пользователя с нужными полномочиями — со своей ЭЦП, без передачи вашей.
Обязанность выписывать ЭСФ не зависит от регистрации: если она у вас есть, отсутствие учётной записи не освобождает от неё. Зарегистрируйтесь до первой отгрузки.
Как выписать ЭСФ
- Создайте новый счёт-фактуру.
- Укажите покупателя: БИН или ИИН и название.
- Укажите дату оборота — дату отгрузки или оказания услуги.
- Добавьте позиции: товар или услуга, количество, цена.
- Проверьте итоговую сумму и вид операции.
- Подпишите ЭЦП и отправьте.
Срок — 15 календарных дней с даты оборота. Пример: услуга оказана 3 марта — ЭСФ нужно выписать не позднее 18 марта. Для экспорта срок — 20 календарных дней, для коммунальных услуг и связи — до 20-го числа следующего месяца.
Покупатель получит документ электронно. Если он отклонит его, нужно разобраться в причине и исправить.
Как исправить ошибку
Ошибки в уже отправленном ЭСФ исправляются отдельными документами. В зависимости от ситуации это исправленный или дополнительный счёт-фактура. Менять данные «поверх» подписанного документа нельзя.
Если ошибка заметна покупателю, заранее предупредите его: иначе у него возникнут расхождения в учёте и вопросы к вам.
Ответственность. За первое нарушение срока или невыписку ЭСФ выносится предупреждение. За повторное в течение года — штраф: для малого бизнеса 20 МРП за нарушение срока и 40 МРП за невыписку (в 2026 году — 86 500 ₸ и 173 000 ₸), для среднего и крупного — больше.
Связь с учётом и отчётностью
Каждый ЭСФ — это данные, которые налоговая видит сразу. Если вы выписали счёт-фактуру, но не отразили операцию в учёте, или наоборот, расхождение обнаружится при сверке с декларацией.
- Выписывайте ЭСФ в тот же день, когда происходит отгрузка или оказание услуги.
- Сверяйте ЭСФ с банковскими поступлениями и актами раз в месяц.
- Принимайте входящие ЭСФ вовремя — они влияют на ваши налоговые обязательства.
Когда стоит поручить ЭСФ бухгалтеру
Если у вас до десятка документов в месяц, вы справитесь сами. Если их больше, документы приходят от разных контрагентов, а часть операций связана с импортом, удобнее передать ЭСФ специалисту. Он следит за сроками, сверяет данные с учётом и подготавливает отчётность. Подробнее — на странице бухгалтерского аутсорсинга.
Вопросы и ответы
Да. С 2026 года ИП на упрощённой декларации обязаны выписывать ЭСФ, даже если не являются плательщиками НДС. Исключения — продажи физлицам с чеком ККМ, POS-терминала или мобильного приложения, оплата электронными деньгами и некоторые другие случаи. Мы проверим, какие из ваших операций требуют ЭСФ.
В общем случае — не позднее 15 календарных дней с даты отгрузки или оказания услуги. Для экспорта — 20 дней, для коммунальных услуг и связи — до 20-го числа следующего месяца.
Первичные документы нужно хранить в установленный законом срок. Электронные счета-фактуры остаются в системе, но копии лучше сохранять и у себя.
Выясните причину — чаще всего это неверные реквизиты или цена. Исправьте данные и выпишите документ повторно по правилам для исправления.
Да, если это входит в договор на бухгалтерское обслуживание. Мы оформляем и принимаем ЭСФ по доверенности и присылаем вам сводку за месяц.
